Pengertian Analisis Jabatan
Analisis jabatan terdiri atas dua kata, analisis dan jabatan. Analisis merupakan aktivitas berpikir untuk menjabarkan pokok persoalan menjadi bagian, komponen, atau unsur, serta kemungkinan keterkaitan fungsinya. Sedangkan jabatan adalah sekumpulan/sekelompok tugas dan tanggung jawab yang akan, sedang dan telah dikerjakan oleh tenaga kerja dalam kurun waktu tertentu. Dengan demikian analisis pekerjaan dapat diartikan sebagai suatu aktivitas untuk mengkaji, mempelajari, mengumpulkan, mencatat, dan menganalisis ruang lingkup suatu pekerjaan secara sistematis dan sistemik (Sastrohadiwiryo, 2002:127).
Analisis jabatan merupakan bagian dari perencanaan sumber daya manusia. Menurut Flippo (1994), “Analisis jabatan adalah proses mempelajari dan mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan operasi dan tanggung jawab suatu pekerjaaan tertentu.” Flippo menekankan bahwasanyaa ada dua kegiatan utama dalam analisis jabatan, yaitu mengumpulkan informasi tentang operasi dan tanggung jawab suatu pekerjaan dan mempelajarinya lebih mendalam.
Analisis jabatan merupakan bagian dari perencanaan sumber daya manusia. Menurut Flippo (1994), “Analisis jabatan adalah proses mempelajari dan mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan operasi dan tanggung jawab suatu pekerjaaan tertentu.” Flippo menekankan bahwasanyaa ada dua kegiatan utama dalam analisis jabatan, yaitu mengumpulkan informasi tentang operasi dan tanggung jawab suatu pekerjaan dan mempelajarinya lebih mendalam.
Analisis Jabatan (Job Analysis) Dan Desain Pekerjaan (Job Design)
Dalam organisasi terdapat posisi yang harus diisi melalui pekerjaan yang ada.posisi pekerjaan yang sudah ada biasa diketahui lewat lowongan-lowongan perusahaan.Depertemen sumber daya manusia harus memahami bahwa untuk memelihara koordinasi pekerjaan maka pengetahuan tentang analisis jabatan dan desain pekerjaan tidak boleh dilewatkan.
Untuk meraih kualitas kerja yang tinggi,organisasi harus memahami dan menyerasikan permintaan kerja dan individu.Hal ini disebut analisis jabatan atau analisis pengetahuan pada susunan kepegawaian,pelatihan,penilaian kinerja,dan kegiatan sumber daya manusia lainya.sebagai contoh evaluasi penyelia pada pekerjaan karyawan harus didasarkan pada kinerja dan tuntutan kerja. Pada perusahaan kecil,manajer garis mungkin melaksanakan analisa jabatan,tapi biasanya pekerjaan selesai oleh seorang professional sumber daya manusia. Beberapa organisasi besar mungkin mempunyai department manajement kompensasi yang di dalamnya termasuk analisis jabatan.
Menurut Dessler (2006) analisis pekerjaan merupakan prosedur yang dilalui untuk menentukan tanggung jawab posisi-posisi yang harus dibuatkan stafnya , dan karakteristik orang-orang yang bekerja untuk posisi-posisi tersebut. Analisis pekerjaan memberikan informasi yang digunakan untuk membuat deskripsi pekerjaan (daftar tentang pekerjaan tersebut), dan spesifikasi pekerjaan (jenis orang yang harus dipekerjakan untuk pekerjaan tersebut). Oleh sebab itu, menurut Dessler penyelia atau spesialis dalam sumber daya manusia biasanya mengumpulkan beberapa informasi berikut melalui analisis pekerjaan,
Untuk meraih kualitas kerja yang tinggi,organisasi harus memahami dan menyerasikan permintaan kerja dan individu.Hal ini disebut analisis jabatan atau analisis pengetahuan pada susunan kepegawaian,pelatihan,penilaian kinerja,dan kegiatan sumber daya manusia lainya.sebagai contoh evaluasi penyelia pada pekerjaan karyawan harus didasarkan pada kinerja dan tuntutan kerja. Pada perusahaan kecil,manajer garis mungkin melaksanakan analisa jabatan,tapi biasanya pekerjaan selesai oleh seorang professional sumber daya manusia. Beberapa organisasi besar mungkin mempunyai department manajement kompensasi yang di dalamnya termasuk analisis jabatan.
Menurut Dessler (2006) analisis pekerjaan merupakan prosedur yang dilalui untuk menentukan tanggung jawab posisi-posisi yang harus dibuatkan stafnya , dan karakteristik orang-orang yang bekerja untuk posisi-posisi tersebut. Analisis pekerjaan memberikan informasi yang digunakan untuk membuat deskripsi pekerjaan (daftar tentang pekerjaan tersebut), dan spesifikasi pekerjaan (jenis orang yang harus dipekerjakan untuk pekerjaan tersebut). Oleh sebab itu, menurut Dessler penyelia atau spesialis dalam sumber daya manusia biasanya mengumpulkan beberapa informasi berikut melalui analisis pekerjaan,
- aktivitas pekerjaan,
- perilaku manusia,
- mesin, perangkat, peralatan, dan bantuan pekerjaan,
- standar prestasi,
- konteks pekerjaan, dan
- persyaratan manusia.
 |
| Perbedaan Analisis Pekerjaan dan Desain Pekerjaan |
Deskripsi Pekerjaan (Job Description)
Deskripsi pekerjaan merupakan produk yang pertama dan langsung dari proses analisis pekerjaan, yaitu berupa pernyataan akurat dan ringkas tentang apa yang diharapkan akan dilakukan oleh karyawan didalam pekerjaannya maupun tugas-tugas yang dilaksanakan oleh pemangku jabatan
Garry Dessler (1997),deskripsi pekerjaan (job description) ialah suatu daftar tugas, tanggung jawab, hubungan laporan, kondisi kerja, kepedulian atas tanggung jawab suatu jabatan, serta produk dari analisis jabatan.
T. Hani Handoko (1988),deskripsi pekerjaan (job description) ialah suatu pernyataan tertulis yang menguraikan fungsi, tugas-tugas, tanggung jawab, wewenang, kondisi kerja, dan aspek-aspek pekerjaan tertentu lainnya.
Job description (uraian jabatan) merupakan dokumen formal organisasi yang berisi ringkasan informasi penting mengenai suatu jabatan untuk memudahkan dalam membedakan jabatan yang satu dengan yang lain dalam suatu organisasi. Uraian jabatan tersebut disusun dalam suatu format yang terstruktur sehingga informasi mudah dipahami oleh setiap pihak yang berkaitan di dalam organisasi. Pada hakikatnya, uraian jabatan merupakan bahan baku dasar dalam pengelolaan SDM di organisasi, dimana suatu jabatan dijelaskan dan diberikan batasan.Uraian pekerjaan (job descriptions) dan uraian jabatan diketahui serta disusun berdasarkan informasi yang telah dihasilkan oleh analisis pekerjaan.
Uraian pekerjaan atau jabatan harus ditetapkan secara jelas untuk setiap jabatan, supaya pejabat tersebut mengetahui tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukannya. Uraian pekerjaan akan memberikan ketegasan dan standar tugas yang harus dicapai oleh seorang pejabat yang memegang jabatan tersebut. Uraian pekerjaan ini menjadi dasar untuk menetapkan spesifikasi pekerjaan dan evaluasi pekerjaan bagi pejabat yang memegang jabatan itu. Uraian pekerjaan yang kurang jelas akan mengakibatkan seorang pejabat kurang mengetahui tugas dan tanggung jawabnya.
Uraian pekerjaan adalah informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan, dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam organisasi.
Uraian pekerjaan harus jelas dan persepsinya mudah dipahami, serta menguraikan hal-hal berikut.
Garry Dessler (1997),deskripsi pekerjaan (job description) ialah suatu daftar tugas, tanggung jawab, hubungan laporan, kondisi kerja, kepedulian atas tanggung jawab suatu jabatan, serta produk dari analisis jabatan.
T. Hani Handoko (1988),deskripsi pekerjaan (job description) ialah suatu pernyataan tertulis yang menguraikan fungsi, tugas-tugas, tanggung jawab, wewenang, kondisi kerja, dan aspek-aspek pekerjaan tertentu lainnya.
Job description (uraian jabatan) merupakan dokumen formal organisasi yang berisi ringkasan informasi penting mengenai suatu jabatan untuk memudahkan dalam membedakan jabatan yang satu dengan yang lain dalam suatu organisasi. Uraian jabatan tersebut disusun dalam suatu format yang terstruktur sehingga informasi mudah dipahami oleh setiap pihak yang berkaitan di dalam organisasi. Pada hakikatnya, uraian jabatan merupakan bahan baku dasar dalam pengelolaan SDM di organisasi, dimana suatu jabatan dijelaskan dan diberikan batasan.Uraian pekerjaan (job descriptions) dan uraian jabatan diketahui serta disusun berdasarkan informasi yang telah dihasilkan oleh analisis pekerjaan.
Uraian pekerjaan atau jabatan harus ditetapkan secara jelas untuk setiap jabatan, supaya pejabat tersebut mengetahui tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukannya. Uraian pekerjaan akan memberikan ketegasan dan standar tugas yang harus dicapai oleh seorang pejabat yang memegang jabatan tersebut. Uraian pekerjaan ini menjadi dasar untuk menetapkan spesifikasi pekerjaan dan evaluasi pekerjaan bagi pejabat yang memegang jabatan itu. Uraian pekerjaan yang kurang jelas akan mengakibatkan seorang pejabat kurang mengetahui tugas dan tanggung jawabnya.
Uraian pekerjaan adalah informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan, dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam organisasi.
Uraian pekerjaan harus jelas dan persepsinya mudah dipahami, serta menguraikan hal-hal berikut.
- Identifikasi pekerjaan atau jabatan, yakni memberikan nama jabatan, seperti rektor, dekan, dosen, dan kabag administrasi.
- Hubungan tugas dan tanggung jawab, yakni perincian tugas dan tanggung jawab secara nyata diuraikan secara terpisah agar jelas diketahui. Rumusan hubungan hendaknya menunjukkan hubungan antara pejabat dengan orang lain di dalam maupun di luar organisasi.
- Standar wewenang dan pekerjaan, yakni kewenangan dan prestasi yang harus dicapai oleh setiap pejabat harus jelas.
- Syarat kerja harus diuraikan dengan jelas, seperti alat-alat, mesin-mesin, dan bahan baku yang akan dipergunakan untuk melakukan pekerjaan tersebut.
- Ringkasan pekerjaan atau jabatan, hendaknya menguraikan bentuk umum pekerjaan dengan hanya mencantumkan fungsi-fungsi dan aktivitas utamanya.
- Penjelasan tentang jabatan di bawah dan di atasnya, yaitu harus dijelaskan jabatan dari mana si petugas dipromosikan dan ke jabatan mana si petugas akan dipromosikan.
Uraian pekerjaan harus diuraikan secara jelas agar pejabat yang akan menduduki jabatan tersebut mengetahui tugas, tanggung jawab, dan standar prestasi yang dicapinya. Uraian pekerjaan harus menjadi dasar untuk menetapkan spesifikasi pekerjaan, supaya pengisian jabatan didasarkan apa, baru siapa sehingga manajemen dapat dihindari
Spesifikasi Jabatan (Job Spesification)
Spesifikasi jabataan berisi tentang persyaratan kualifikasi individu sehubungan dengan posisinya pada jabatan tertentu. Pengetahuan menunjuk pada informasi prosedual yang penting untuk keberhasilan kinerja. Keterampilan adalah tingkat kemahiran individu dalam penyelesaian tugas. Dengan pengetahuan dan pengalaman,dapat diperoleh kemapuan dalam pekerjaan untuk persiapan spesifikasi jabatan. Kemampuan menunjukan kecakapan individu secara umum dan karakter lain mungkin menjadi ciri personal individu atau motivasi positif dan dapat dikembangkan. Beberapa jabatan juga mempunyai permintaan resmi,seperti lisensi atau sertifikat.
Dalam mengembangakan spesifikasi jabatan,perlu mempertimbangakan semua elemen pengetahuan,kemampuan,kecakapan,dan ciri lainnya. Dalam pencatatan deskripsi jabatan,informasi bisa datang dari kombinasi kinerja jabatan individu,penyelia,atau perencanaan jabatan dan pelatihan analisis jabatan.
Informasi yang akurat tentang KSAO adalah sangat vital bagi pengambilan keputusan tentang pengisian jabatan.
Dalam mengembangakan spesifikasi jabatan,perlu mempertimbangakan semua elemen pengetahuan,kemampuan,kecakapan,dan ciri lainnya. Dalam pencatatan deskripsi jabatan,informasi bisa datang dari kombinasi kinerja jabatan individu,penyelia,atau perencanaan jabatan dan pelatihan analisis jabatan.
Informasi yang akurat tentang KSAO adalah sangat vital bagi pengambilan keputusan tentang pengisian jabatan.
Desain Pekerjaan (Job Design)
Desain pekerjaan merupakan fungsi penetapan kegiatan-kegiatan kerja seorang karyawan secara organisasional. Sangat penting untuk melakukan desain pekerjaan,karena orang banyak menghabiskan waktu untuk bekerja. Desain pekerjaan membutuhkan struktur perjaan seprti isi,fungsi,dan hubungan pekerjaan. Kebutuhan akan perencanaan organisasional,kebutuhan keselamatan,dan kelangsungan hidup organisasi jelas sangat dipengaruhi oleh desain dan tata letak pabrik. Disamping itu,kebutuhan akan afiliasi dengan manajemen maupun kelompok dan kekuasaan sangat mempengaruhi desain pekerjaan,
Desain pekerjaan adalah proses penentuan tugas-tugas yang akan dilaksanakan,metode-metode yang digunakan untuk melaksanakan tuga,dan bagaimana pekerjaan tersebut berkaitaan dengan pekerjaan lainya dalam organisasi. Desain pekerjaan memasukan elemen tugas ,fungsi ,hubungan,kompensasi, keahlian,pengetahuan, kemampuan pada setiap pekerjaan. Desain pekerjaan merupakan salah satu factor pendorong keberhasilan produktivitas organiasi. Dari dimensi organisasi, cara pengelompokan tugas dan tanggung jawab dapat mempengaruhi produktivitas dan biaya. Pekerjaan yang tidak terselesaikan atau terlalu sulit untuk dilakukan serta pekerjaan yang membosankan akan menyebabkan perputaran karyawan yang tinggi. Bagi seorng karyawan motivasi dan kepuasan kerja menjadi dua factor penting dalam pekerjaan sehari-hari mereka. Dua hal tersebut dapat membantu pencapaian tujuan dan sasaran,terlebih jika organisasi mampu dan memahami faktor-faktor yang mempeengaruhi ketidakberhasilan dari dua faktor tersebut.
Desain pekerjaan adalah proses penentuan tugas-tugas yang akan dilaksanakan,metode-metode yang digunakan untuk melaksanakan tuga,dan bagaimana pekerjaan tersebut berkaitaan dengan pekerjaan lainya dalam organisasi. Desain pekerjaan memasukan elemen tugas ,fungsi ,hubungan,kompensasi, keahlian,pengetahuan, kemampuan pada setiap pekerjaan. Desain pekerjaan merupakan salah satu factor pendorong keberhasilan produktivitas organiasi. Dari dimensi organisasi, cara pengelompokan tugas dan tanggung jawab dapat mempengaruhi produktivitas dan biaya. Pekerjaan yang tidak terselesaikan atau terlalu sulit untuk dilakukan serta pekerjaan yang membosankan akan menyebabkan perputaran karyawan yang tinggi. Bagi seorng karyawan motivasi dan kepuasan kerja menjadi dua factor penting dalam pekerjaan sehari-hari mereka. Dua hal tersebut dapat membantu pencapaian tujuan dan sasaran,terlebih jika organisasi mampu dan memahami faktor-faktor yang mempeengaruhi ketidakberhasilan dari dua faktor tersebut.
