Pengorganisasian permintaan pesan rutin dan good news dalam dunia bisnis menggunakan metode langsung. Menorganisasikan dan menulis pesan rutin dan good news merupakan bagian penting komunikasi yang efektif.
Keunggulan dan kelemahan pendekatan langsung
Keunggulan :
Keunggulan dan kelemahan pendekatan langsung
Keunggulan :
- Meningkatkan pemahaman secara komprehensif ketika pertama kali membaca suatu pesan
- Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah dilakukan.
- Menghemat waktu bagi pembaca
Kekurangan :
- Orang cenderung menyampaikan pesan sesuai cara berpikirnya
- Kesulitan mengubah pola pikir to the point
Strategi permintaan pesan pesan rutin
Menulis pesan rutin dimulai dengan ide pokok secara tegas, selanjutnya ikuti penjelasan yang lebih rinci tentang apa dan bagaimana permintaan pesan rutin dikehendaki., bagian tengah diberi pernyataan yang menarik perhatian. Bagian akhirnya beri pernnyataan keramahan, apresiasi dan tindakan khusus yang diinginkan.
Strategi penulisan pesan-pesan positif
Bagian pertama ditulis ide pokok dengan pernyataan yang jelas agar menarik perhatian. Bagian tengahnya sampaikan secara rinci supporting idea. Dan bagian akhirnya berikan kesan yang baik.
Untuk lebih jelasnya adalah sebagai berikut :
Untuk lebih jelasnya adalah sebagai berikut :
a. Ide pokok yang jelas
Penulissan pesan positif menggunakan metode pendekatan langsung dengan diawali ide pokok/
b. Penjelasan rinci
Bagia pertengahannya memiliki bahasan yang banyak dan cukup rinci, sehingga prlu dijelaskan poin poin secara lengkapa agar pembaca tidak bingung.
c. Penutup surat
Akhiri bagian penutup surat dengan keramahan dan kesopanan.
Pesan –pesan good news dan good will
Adalah pesan-pesan bisnis yang memberikan kesan positif dan menyenangkan kepada pihak lain,
Good news tentang pekerjaan
Umumnya kabar baik diumumkan melalaui pendekatan langsung, tetapi, tidak menutup kemungkinan jika menggunakan metode tidak langsung terutama jika pesannya disampaikan lisan.
Good tentang produk
Untuk menjaga pelanggannya perusahaan mengembangkan strategi bisnis dengan penetapan harga produk yang kompeteitif, produk yang berkuaitas, promosi yang tepat, dan sluran distribusi yang tepat. Good news produk antara lain:
- Pemberian diskon
- Buy 3 get 1
- Pemberian kupon
- Perolehan hadiah
- Produk yang rusak dapat dikembalikan
- Jaminan harga murah
- Layanan garansi 3 tahun
Pesan pesan goodwill
Goodwill adalah suatu persaaan positif yang dapat mendorong orang untuk menjaga hubungan bisnis. Pesan pesan goodwill dapat disampaikan melalui pemberia ucapan selamat.
Menulis jawaban positif
Untuk memeberi jawaban atas permintaan informasi positif tersebut digunakan pendekatan langsung, dimulai dengan pernyataan positif da menyenangkan, dan diakhiri dengan pernyataan hormat.
Surat konfirmasi pesan
Surat konfirmasi menjelaskan kepada pelanggan bahwa pesanan produknya telah diterima. Pada umumnya surat konfirmasi diperlukan apabila terdapat pesanan produk dalam jumlah yang besar. Dngan pendekatan langsung, paragraf pertama berisi berita baik yaitu sedang dalam proses pengecekan dan pengiriman. Bagian pertengahan berisi rangkuman transaksi secara akurat, kapan dikirim, berapa biaya pengiriman, cara membayar, dll. Dan bagian akhirnya meyakinkan pemesan apa yang akan dilkukan selanjutnya da manfaat yang diperoleh serta mengucapkan terima kasih.
 |
| Strategi penulisan untuk permintaan pesan pesan rutin |
Menjawab permintaan informasi
Informasi mungkin tidak dapat diperoleh dengan segera dan keputusan mengambil tindakan dilakukan oleh manajer yang lebih tinggi. Oleh karena itu pengambilan keputusan telatif lambat, namun permintaan informasi dari pelanggan harus direpo cepat.
a. Menjawab permintaan dengan penjualan potensial
Ketika menjawab permintaan informasi yang mencakup penjualan potensial terdapat 3 tujuan utama yaitu
- Menjawab semua pertanyaan.
- Mendorong penjualan yang akan datang
- Memberi kesan yang baik
b. Menjawab permintaan tanpa penjualan
- Menjawab semua pertanyaan
- Memberikan kesan yang baik
Ini dilakukan semata-mata untuk menanggapi permintaan informasi yang diminta pelanggan.
Menangani permintaan kredit
Kredit pada dasarnya adalah bentuk kepercayaan dari lembaga kepada nasabah untuk berbagai kepentingan. Oleh karena itu kredit merupakan sesuatu yang biasa dalam masyarakat, kebanyakan permintaan kredit bersifat rutin seperti persetujuan kredit dan referensi kredit.
Persetujuan kredit
Surat yang memberikan goodnews kepada pihak lain. Pembuka berisi ide pokok yang berisi persetujuan pemberian kredit, pertengahannya peretujuan berisi beberapa hal seperti jatuh tempo, tanggal rekening dikirim, bunga dan administrasi, dll.
Memberikan referensi kredit
Kadang kala permohonan kredit kepada suatu lembaga perbankan tidak memerlukan surat rekomendasi, dan hanya tertentu saja. Ada hal yang perlu diperhatikan dalam surat rekomendasi yaitu:
- Permohonan surat suret rekomendasi harus resmi dan disahkan
- Nyatakan sesuai fakta
Surat rekomendasi dan pemberitahuan
Surat rekomendasi merupakan salah satu bentuk informasi positif yang berkaitan erat dengan orang. Surat rekomendasi memiliki beberapa karakteristik antara lain :
- Nama lengkap pemohon
- Pekerjaan atau manfaat yang diharapkan pemohon
- Penulis sedang menjawab suatu permohonan atau atas inisiatifnya sendiri
- Hakikat hubungan antara penulis dan pemohon
- Fakta-fakta yang relevan dengan posisi.
Surat rekomendasi biasanya bersifat rahasia sehingga tidak diperkenankan melihat surat rekomndasi tersebut.
