Komunikasi Bisnis Penulisan Direct Request

Penulisan Direct Request

Direct Request (Permintaan Langsung) sering diartikan kurang tepat sebagai permintaan barang dan jasa secara langsung yang dilakukan dengan tatap muka (face to face). Dalam konteks yang lebih luas Direct Request dapat diartikan sebagai “Suatu kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau suatu organisasi (Bisnis maupun Nonbisnis) pada pihak lain (Seseorang atau Individu atau Organisasi) untuk meminta berbagai informasi yang penting dan dengan segera dan menggunakan berbagai media komunikasi yang ada, termaksud media elektronik”.

Pengorganisasiannya ketika audience mulai tertarik dengan apa yang disampaikan atau paliing tidak mau bekerjasama dengan komunikator, maka pesan-pesan bisnis sebaiknya disampaikan melalui pendekatan langsung pada bagian awal, sajikan ide-ide pokok yang diikuti dengan fakta-fakta. Bagian pertengahan surat Direct Request biasanya menjelaskan permintaan yang sebenarnya. Pada bagian terakhir, menyatakan dengan jelas tindakan apa yang diinginkan.

Pembukaan

Pada kalimat permulaan anda harus menyatakan permintaan secara lebiih khusus yang memungkinkan pembaca dengan mudah dapat memahami maksud isi dari surat tersebut.

Penjelasan Rinci

Anda perlu membuat kalimat pertama di bagian pertengahan surat dengan berorientasi pada pemberian manfaat bagi pembaca. Pendekatan lain yang dapat diterapkan adalah membuat serangkaian pertanyaan terutama jika permintaan anda menyangkut perlengkapan yang sangat kompleks.

Penutup

Diisi dengan permintaan beberapa tanggapan khusus, lengkap dengan batas waktunya, dan ekspresi terhadap apresiasi ataupun pemberian good will

Permintaan Informasi Rutin

Dalam membuat surat permintaan rutin perlu diperhatikan tiga pertanyaan berikut ini : (1) apa yang ingin diketahui; (2) mengapa hal tersebut perlu dikrtahui; (3) mengapa hal ini dapat membantu.

Permintaan di dalam Organisasi

Beberapa pesan permintaan dapat dibuat lebih permanen dalam bentuk tertulis seperti memo. Memo dalam bentuk tertulis dapat lebih mempersingkat waktu dan membantu audience mengetahui secara tepat apa yang diinginkan.

Permintaan ke Luar Organisasi

Pengiriman surat ke luar organisasi atau perusahaan untuk memperoleh berbagai informasi penting, seperti informasi produk baru, catalog buku-buku terbaru, keinginan untuk menjalin kerjasama bisnis, keinginan untuk berlangganan Koran, tabloid, majalah. Dalam hal ini diperlukan tiga hal yaitu : (1) Dimana anda membaca iklan tersebut (Nama Surat Kabar, Halaman, Tanggal, Hari, Bulan, Tahun); (2) Jelaskan apa yang anda inginkan atau maksud; (3) Cantumkan alamat anda yang jelas dan lengkap untuk balasan surat anda tersebut.

Komunikasi Bisnis Penulisan Direct Request

Menulis Direct Request untuk Pengaduan

Surat Pengaduan(Claim Letter) dan surat Penyesuaian(Adjustment Letter) penting artinya bagi manajer organisasi suatu perusahaan khususnya dalam kaitannya dengan indikasi bagaimana pelayanan anda terhadap konsumen. Dalam Direct Request, anda mungkin meminta salah satu dari berikut ini.

1. Pengembalian barang yang sudah di beli dan meminta uang kembali sejumlah barang tersebut(Refund).
2. Meminta pengiriman barang yang baru sesuai yang dipesan. 
3. Mengganti sebagian atau seluruh bagian yang rusak. 
4. Perbaikan gratis. 
5. Pengurangan harga karena produkknya ada yang cacat atau rusak. 
6. Pembatalan atas pesanan suatu produk. 
7. Pembetulan atas kesalahan penagihan produk. 
8. Koreksi atas kesalahan dalam nota pembayaran. 
9. Penjelasan atas perubahan kebijakan atau prosedur.

Kebanyakan organisasi perusahaan yang progresif ingin mengetahui apakah anda merasa puas(Satisfied) atau tidak puas(Dissatisfied) terhadap produk atau jasa (Dalam pelayanan yang mereka berikan). Konsumen yang puas memberi dampak Positive bagi suatu organisasi, sedangkan yang tidak puas atau marah akan berdampak Negative karena secara langsung atau tidak langsung akan member tahukan kepada orang lain yang akhirnya memberikan opini buruk terhadap organisasi tersebut. Oleh karena itu dalam menulis surat pengaduan perlu diperhatikan beberapa hal :

• Jelaskan masalah yang anda hadapi secara rinci.
• Lampirkan informasi pendukung, seperti faktur pembelian 
• Usahakan nada surat anda tidak marah atau emosional.

Surat Undangan, Pesanan, dan Reservasi

Surat Undangan

Pendekatan Langsung dalam menulis surat undangan mencakup tiga komponen, yaitu ide pokok (Main Idea), penjelasan rinci (Explanations), dan penutup (Close Courtesy).

Surat Pesanan dan Reservasi

Surat Pesanan paling tidak mencakup tiga komponen penting yaitu, pernyataan rinci apa yang anda pesan, metode pengirimannya, dan vcara pembayarannya.

Permintaan Kredit

Kepercayaan lembaga perkreditan tergantung pada bagaimana prestasi anda dalam melunasi kredit anda sebelumnya. Dua tahap yang perlu diperhatikan dalam memperoleh kredit adalah, mengisi formulir yang telah disediakan lembaga perkreditan yang ada; dan mengirimkan atau melampirkan berbgai data pendukung penting yang diperlukan dalam proses kredit tersebut. Data pendukung ini mencakup antara lain, kartu tanda pengenal, laporan keuangan tahun terakhir, data pendukung lainnya, serta surat permohonan kredit (Credit Request). Lampirkan juga jenis usahanya, dan besarnya jumlah kredit yang diminta, juga harus didukung dengan dokumentasi penting dan prospek bisnis anda di masa depan. Untuk menilai kekayaan anda dalam memperoleh kredit, baik dilihat daeri d]sisi besarnya kredit maupun jangka waktu pengembaliannya.